KI & Automatisierung
KI, die arbeitet - nicht nur beeindruckt.
heads4success befähigt euer Team, KI sicher und verantwortungsvoll einzusetzen – und baut die Automatisierungen, die Standard-Tools nicht leisten.
KI ersetzt keine Menschen. KI verbessert Unternehmensprozesse.
KI & Automatisierung
Drei Fragen, an denen KI-Vorhaben im Mittelstand scheitern
Wo anfangen?
Zu viele Tools, ständig neue Empfehlungen – und keine davon hat euren Betrieb im Blick. Es fehlt der Bezug zu euren Prozessen, euren Daten, eurem Alltag
Wer setzt es um?
Workshops schaffen Wissen. Aber wenn alle zurück am Schreibtisch sind, baut niemand die Lösung, über die alle gesprochen haben. Die Begeisterung verpufft.
Wie bleibt es sicher und im Griff?
77 % der Mitarbeitenden geben Daten in KI-Tools ein, 82 % davon über private Accounts (LayerX 2025) – nur 23 % der Unternehmen haben überhaupt Regeln dafür (Bitkom 2025). Ohne Rahmen wird aus Fortschritt ein Risiko.
Drei Wege gibt es: KI verbieten, laufen lassen oder aktiv steuern. Die ersten beiden vergrößern das Risiko – wir helfen beim dritten.
Unser Weg
Von der Orientierung zur Umsetzung
Drei Ebenen, die aufeinander aufbauen – einzeln nutzbar, zusammen ein durchgängiger Weg von der ersten Standortbestimmung bis zum automatisierten Prozess im Betrieb.
1
Orientieren
KI-Standortbestimmung: Wo lohnt sich KI in eurem Betrieb wirklich? Welche Prozesse kosten am meisten Zeit? Was ist realistisch in 6–12 Monaten?
Ergebnis
Priorisierte Liste konkreter Anwendungsfälle
2
Befähigen
Das 3-Stufen-Workshop-Programm „KI ist jetzt“: Grundlagen, Praxis, Führung. Euer Team nutzt KI sicher und baut eigene Assistenten und Workflows an echten Fällen.
Ergebnis
Ein Team, das KI im Alltag einsetzt – mit erprobten, sofort nutzbaren Anwendungen
3
Umsetzen
Was über das hinausgeht, was Mitarbeitende selbst bauen: individuelle Agenten und systemübergreifende Automatisierung per Agentic Coding – von heads4success entwickelt und in eurem Betrieb live geschaltet.
Ergebnis
Automatisierter Prozess, live im Betrieb
Schritt 2 – im Detail
Das 3-Stufen-Workshop-Programm „KI ist jetzt“
Einstiegsbild „KI als Instrument“: Wie bei einem Musikinstrument braucht man keine Vorkenntnisse. Wichtig sind Neugier und die Bereitschaft, zu üben und Neues auszuprobieren.
Format: 3 Präsenztage + 6 Online-Termine · je Stufe 1 Präsenztag (6 Std.) + 2 Online-Termine (je 120 Min.)
Stufe 1 – Grundlagen
Für alle Mitarbeitenden
Grundwissen über KI, typische Missverständnisse und Vorteile, Einsatzmöglichkeiten im Arbeitsalltag, „welches Tool für welche Aufgabe“, gute Anweisungen an KI geben, Do’s und Don’ts, eigene KI-Assistenten erstellen und anpassen, EU AI Act und DSGVO – inklusive der Pflicht zur KI-Kompetenz nach Art. 4 AI Act, die seit Februar 2025 für jeden Betrieb gilt, der KI nutzt.
Stufe 2 – Praxis
Für alle Mitarbeitenden
Anwendung an eigenen Beispielen: E-Mails erstellen, Newsletter schreiben, Kunden- und Servicekontakte vorbereiten, die eigene Woche planen, Präsentationen für bestimmte Zielgruppen erstellen, Zielgruppen und Websites analysieren, komplexe Inhalte einfach erklären, Ideen und Impulse für den Markt entwickeln, Sprachassistenten nutzen. Aufbau einer eigenen Sammlung mit hilfreichen Eingaben und Vorlagen.
Stufe 3 – Führung
Ausschließlich Führungskräfte
KI als Unterstützung für Führung und Mitarbeiterentwicklung: Gespräche vor- und nachbereiten (Transkript → Protokoll → Feedback, mit Einwilligung), Kommunikation und Beziehungsebene besser verstehen, Contentplan für das Recruiting erstellen, schwierige Gespräche und Konflikte vorbereiten, eigener KI-Businesscoach als Sparringspartner.
Warum heads4success
Beratung, die selbst baut
Wir bauen KI selbst
Udo Junglens Ausbildung im Agentic Coding – wir entwickeln und orchestrieren KI-Agenten, nicht nur Klick-Tools.
Heimvorteil Personalarbeit
KI-gestütztes Recruiting, Onboarding, Personalentwicklung und Führungsarbeit – unser Kerngeschäft seit Jahren.
Aus der Praxis entwickelt
Das Programm ist mit Praktikern mit über 120 Jahren gemeinsamer Erfahrung entstanden – gelebte Praxis, kein theoretisches Konzept.
Mittelstands-Realität
Wir arbeiten mit euren bestehenden Systemen. Keine IT-Großprojekte, kein Austausch eurer Fachanwendungen.
Umsetzung aus einer Hand
Befähigung des Teams und die Automatisierungen darüber hinaus kommen von heads4success – ein Ansprechpartner von der Standortbestimmung bis zum laufenden Prozess.
Anwendungsfälle
Was Teams damit schon im ersten Schritt lösen
- Personalisierte Bestätigungs- und Nachfass-Mails nach einem Termin
- Newsletter und passende Kundenkommunikation zu bestimmten Anlässen
- Meeting- und Gesprächsprotokolle: Aufzeichnung → Transkript → Protokoll → Zusammenfassungs-Mail – mit Einwilligung der Teilnehmenden
- Mitarbeiter- und Kundengespräche vorbereiten, inklusive der Beziehungsebene
- Recherche und Marktanalyse zur Vorbereitung von Kundenterminen
- Zielgruppen und Websites potenzieller Kunden analysieren → bessere Argumente für das Gespräch
- Einen eigenen Sprachassistenten für eingehende und ausgehende Kontakte nutzen
- Social-Media-Contentplan für Recruiting und die Gewinnung neuer Kunden
Sicher & rechtssicher
EU AI Act und DSGVO gehören von Anfang an dazu
Nicht die DSGVO ist das eigentliche Problem, sondern KI, die niemand steuert. Wir setzen den Rahmen, bevor die erste Automatisierung läuft.
Wir geben praxisnahe Orientierung für den Arbeitsalltag – keine Rechtsberatung. Kritische Kernprozesse stimmt ihr mit eurer Compliance-Abteilung ab.
Konkret heißt das: betriebliche KI-Zugänge mit Auftragsverarbeitungsvertrag, kein Training auf euren Eingaben, geprüfte EU-Datenverarbeitung – statt privater Accounts, in denen Firmendaten unkontrolliert landen.
Die Team-Schulung ist kein Extra. Seit Februar 2025 verlangt Art. 4 EU AI Act von jedem Betrieb, der KI einsetzt, nachweisbare KI-Kompetenz im Team – unabhängig von der Größe. Stufe 1 des Programms erfüllt genau das, dokumentiert.
Sauber aufgesetzt senkt das nicht nur euer Risiko. Spätestens auf der Ebene „Umsetzen“ wird der geordnete Umgang mit Daten zum Argument gegenüber euren eigenen Kunden.
Zum Mitnehmen
KI-Governance-Check für den Mittelstand
Der kompakte Selbst-Check: Wo steht euer Unternehmen, welche drei Schritte bringen euch als Nächstes voran. Mit 7-Schritte-Fahrplan, zwei Checklisten (KI-Nutzungsrichtlinie und Auftragsverarbeitungsvertrag) und einem Anbieter-Kurzcheck.
Förderung
Förderfähig – wir zeigen euch wie
Beratungs- und Digitalisierungsleistungen sind für KMU oft ganz oder teilweise förderfähig – etwa über die BAFA-Förderung „Förderung unternehmerischen Know-hows“ oder den Digitalbonus Bayern. Wir begleiten den Antragsprozess. Konkrete Quoten und Beträge klären wir, sobald wir eure Situation geprüft haben.
Ablauf & Rahmen
In drei Schritten zum Angebot
1
Erstgespräch
Kostenlos und unverbindlich. Wir hören zu und schauen gemeinsam, ob es passt.
2
Standortbestimmung
Wir schauen in eure Prozesse und priorisieren die Anwendungsfälle mit dem größten Hebel.
3
Angebot
Individuell auf euren Bedarf zugeschnitten – Stufen einzeln oder als Gesamtprogramm.
Preise: individuell kalkuliert, im Erstgespräch. Alle Preise zzgl. MwSt.; Reise- und Übernachtungskosten nach Absprache separat.
Ihr Ansprechpartner
Udo Junglen
Ehrlich gesagt
Wir starten gerade – werdet Pilotpartner
Die ersten Projekte sind in Vorbereitung, Kundenreferenzen kommen. Wer jetzt einsteigt, gestaltet als Pilotpartner mit – zu besonderen Konditionen und mit direktem Draht zu den Gründern. Den Beweis unserer Tiefe tragen bis dahin Udo Junglens Agentic-Coding-Ausbildung, ein live gebauter Assistent und das ausgearbeitete Branchenprogramm Finanzdienstleistung.
FAQ
Häufige Fragen
Ersetzt KI unsere Mitarbeitenden?
Nein. KI übernimmt Routine, damit eure Leute mehr Zeit für das haben, was Menschen besser können: Beziehungen, Führung, Entscheidungen.
Was ist mit unseren Daten und dem EU AI Act?
Datenschutz und EU AI Act sind fester Teil jedes Schritts: betriebliche Zugänge mit Auftragsverarbeitungsvertrag, kein Training auf euren Eingaben, klare Nutzungsregeln im Team. Die finale rechtliche Bewertung bleibt bei euch bzw. eurer Compliance.
Müssen wir unser Team überhaupt schulen?
Ja. Seit Februar 2025 verlangt Art. 4 EU AI Act von jedem Unternehmen, das KI einsetzt, nachweisbare KI-Kompetenz im Team – unabhängig von der Größe. Stufe 1 des Programms deckt das ab und ist dokumentiert.
Brauchen wir eine eigene IT-Abteilung?
Nein. Wir arbeiten mit euren bestehenden Systemen und binden eure IT ein, wo es sie gibt.
Was kostet das?
Das hängt von Umfang und Stufen ab. Ihr bekommt nach dem Erstgespräch ein individuelles Angebot – ohne versteckte Kosten.
Was, wenn wir schon ChatGPT nutzen?
Gut. Dann geht es bei euch nicht um den Einstieg, sondern um Struktur, Sicherheit und echte Workflows statt Einzelnutzung.
Muss das ganze Team teilnehmen?
Stufe 1 und 2 sind für alle Mitarbeitenden gedacht, Stufe 3 ausschließlich für Führungskräfte. Ihr könnt klein starten und erweitern.
Sprechen wir über euren ersten Anwendungsfall.
Ein Gespräch reicht, um zu sehen, wo KI in eurem Betrieb wirklich Zeit spart.
Udo Junglen · info@heads4success.de · +49 (0) 931 780932-0 · Gneisenaustraße 10–11, 97074 Würzburg
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